Bei Steuerprüfungen werden die Aufwendungen für den PKW und das Fahrtenbuch besonders genau geprüft. Ob ein dienstlich und privat genutzter PKW zum Betriebs- oder Privatvermögen gehört, welche Aufwendungen jeweils betrieblich absetzbar und welche Aufzeichnungen geführt werden müssen sollte daher schon vorher geklärt werden.
Wird ein PKW oder Kombi überwiegend betrieblich (also zu mehr als 50%) genutzt, so zählt er zum Betriebsvermögen und ist im Anlagevermögen zu aktivieren. Die Umsatzsteuer darf bei PKWs und Kombis nicht abgezogen werden, außer es handelt sich um einen so genannten „Fiskal-LKW“. Ertragsteuerlich hält der Fiskus in diesem Fall maximal € 40.000 an Anschaffungskosten für angemessen und gibt zudem eine Verteilung der Abschreibung über eine Nutzungsdauer von 8 Jahren zwingend vor. Nutzt der Unternehmer eines Einzelunternehmens oder einer Personengesellschaft den betrieblichen PKW auch privat, so handelt es sich um eine Nutzungsentnahme. Die Aufwendungen für dieses Kraftfahrzeug (wie laufender Betrieb, Finanzierung als auch Abschreibung) sind nach Abzug des Privatanteils als Betriebsausgaben absetzbar.
Besteht betrieblicher Nutzungsüberhang?
Wird hingegen ein PKW oder Kombi überwiegend privat (also zu weniger als 50% betrieblich) genutzt, so zählt er nicht zum Betriebsvermögen und darf nicht im Anlagevermögen aktiviert werden. Nutzt der Unternehmer eines Einzelunternehmens oder einer Personengesellschaft den privaten PKW auch betrieblich, so handelt es sich um eine Nutzungseinlage.
Der Unternehmer kann in diesem Fall die tatsächlichen Aufwendungen oder das amtliche Kilometergeld von derzeit € 0,42/km als Ersatz für die betriebliche Nutzung ansetzen. Werden mehr als 30.000 km mit dem Kraftfahrzeug für betriebliche Zwecke gefahren, kann der Steuerpflichtige ein Kilometergeld für 30.000 km (und nicht mehr) ansetzen oder er macht die tatsächlichen Kosten geltend. Bei mehr als 30.000 km wäre jedenfalls zu prüfen, ob nicht ein betrieblicher Nutzungsüberhang besteht. Mit dem amtlichen Kilometergeld sind sämtliche Aufwendungen (wie Treibstoff-, Service- und Reparaturkosten, Bereifung, Versicherungen, Parkgebühren, Autobahnvignetten und Mitgliedsbeiträge an Automobilklubs) abgegolten.
Tatsächlichen Aufwendungen oder amtliches Kilometergeld?
Doch wer die Wahl hat, hat auch die Qual – tatsächliche Kosten oder Kilometergeld? Die Entscheidung wird davon beeinflusst, ob es sich um einen teuren oder einen billigen PKW handelt und wie hoch die Kilometerbelastung ist. Da das Kilometergeld billige nicht von teuren PKWs unterscheidet, ist zumeist der Ansatz der (wahrscheinlich auch teureren) tatsächlichen Kosten bei teuren PKWs für den Steuerpflichtigen günstiger.
Nachträgliche Änderung der Fahrbucheinträge
Der Umfang der betrieblichen Nutzung ist nachzuweisen und glaubhaft zu machen. Der Nachweis hat durch ein geeignetes Beweismittel, zumeist ein Fahrtenbuch, zu erfolgen. Für die Bewertung als Beweismittel ist es für die Finanz von großer Bedeutung, dass eine nachträgliche Änderung der Fahrbucheinträge nicht möglich ist. Wird kein Nachweis erbracht, muss geschätzt werden. Die Führung mit Hilfe des Programms MS Excel wurde hierbei vom Unabhängigen Finanzsenat (UFS) als formell nicht ordnungsgemäß erachtet. Erst kürzlich wurde hingegen vom UFS die Beweisführung mittels Diktiergerät, dessen besprochene Bänder zeitnah der Sekretärin zur handschriftlichen Übertragung in ein Fahrtenbuch übergeben und anschließend wieder besprochen wurden, anerkannt.
